Die Akteneinsicht hat grundsätzlich bei der aktenführenden Behörde zu erfolgen. Der Beteiligte muss sich also zu der jeweiligen Behörde begeben. Der Antrag ist formlos und fristlos möglich. Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur bei Anwesenheit eines beaufsichtigenden Vertreters der Behörde gewährt wird. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Ebenso kann die Behörde im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen auch eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten (z.B. wenn ein Beteiligter in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnt). Dann können die Akten auf Antrag des Beteiligten an eine andere Behörde versandt werden und dort Akteneinsicht erfolgen. Akteneinsicht kann gegebenenfalls auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Wenn auf der Seite des an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten ein Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmächtigt ist, gilt auch in Bezug auf diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt. Allerdings kann die Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in seine Kanzlei gestattet wird oder die Übersendung der Akten dorthin erfolgt. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht jedoch nicht.

Insgesamt kann die Behörde über die Art und Weise der Akteneinsicht nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen. So kann die Behörde insbesondere auch über den Zeitpunkt der Akteneinsicht bestimmen. Allerdings muss die Akteneinsicht unter zumutbaren Bedingungen gewährt werden.

Die Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen ein konkretes Verfahren betreffenden Unterlagen (z.B. Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger).

Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der/dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren Vertreter ein Recht auf Akteneinsicht, sofern in diesen Fällen eine Vertretung stattfindet.