Die Freihändige Vergabe ist nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig. Das gleiche gilt für das EU-weite Verhandlungsverfahren. Die Zulässigkeit liegt beispielsweise vor, wenn

• eine bestimmte Wertgrenze nicht überschritten wird (zzt. 100.000,00 Euro),
• nur ein bestimmter Unternehmer die Leistung aufgrund besonderer Anforderungen (z. B. Patentschutz, besondere Erfahrungen oder Geräte) erbringen kann,
• die Art und der Umfang der Leistung vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann,
• eine Leistung besonders dringlich ist,
• eine Leistung Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist.